Mở cửa hàng nhỏ: những khoản chi phí hay bị bỏ quên lúc tính vốn

Mở một cửa hàng nhỏ là ước mơ của nhiều người, và bước đầu tiên thường là tính toán số vốn cần có. Hầu hết mọi người đều tính tiền thuê mặt bằng, tiền đặt cọc, tiền nhập hàng đợt đầu và một ít tiền sửa sang. Nhưng sau vài tháng hoạt động, nhiều chủ cửa hàng mới phát hiện chi phí thực tế cao hơn dự tính rất nhiều, và những khoản chi bị bỏ quên lúc đầu chính là nguyên nhân khiến họ hụt hơi.

Khoản đầu tiên thường bị bỏ quên là chi phí sửa sang và trang bị ban đầu. Ngoài tiền thuê mặt bằng, bạn còn cần sơn sửa, lắp đèn, làm biển hiệu, mua kệ, quầy thu ngân, tủ lạnh hay các thiết bị chuyên dụng khác. Những khoản này cộng lại có thể bằng vài tháng tiền thuê mặt bằng, nhưng nhiều người chỉ tính một con số chung chung rồi khi làm thực tế mới thấy phát sinh liên tục.

Chi phí xin giấy phép và thủ tục pháp lý cũng hay bị xem nhẹ. Đăng ký kinh doanh, giấy phép an toàn thực phẩm nếu bán đồ ăn, giấy phép phòng cháy chữa cháy, tất cả đều tốn thời gian và tiền bạc. Nếu không tính trước, bạn có thể bị động khi cơ quan chức năng yêu cầu bổ sung giấy tờ, và việc tạm dừng hoạt động để hoàn thiện thủ tục sẽ khiến cửa hàng mất doanh thu ngay từ những ngày đầu.

Tiền thuê mặt bằng thường không chỉ là tiền thuê tháng đầu tiên. Hầu hết chủ nhà yêu cầu đặt cọc từ hai đến ba tháng tiền thuê, và một số nơi còn yêu cầu trả trước cả quý. Khoản tiền này bị đóng băng trong suốt thời gian thuê, và bạn cần tính nó vào vốn ban đầu thay vì chỉ tính tiền thuê hằng tháng. Ngoài ra, cần dự trù khả năng giá thuê tăng sau khi hết hợp đồng đầu tiên.

Chi phí vận hành hằng tháng cũng có nhiều khoản nhỏ dễ bị bỏ qua. Tiền điện, tiền nước, tiền mạng, tiền rác, phí gửi xe cho nhân viên, tiền in hóa đơn, tiền mua túi đựng hàng, tất cả đều là những khoản chi đều đặn mỗi tháng. Riêng tiền điện cho cửa hàng có tủ lạnh hay điều hòa chạy cả ngày có thể cao gấp nhiều lần tiền điện sinh hoạt của một gia đình, và nhiều người chỉ nhận ra điều này khi cầm hóa đơn tháng đầu tiên trên tay.

Chi phí marketing ban đầu cũng cần được tính vào vốn, thay vì đợi có doanh thu rồi mới làm. Khai trương cần có biển hiệu, tờ rơi, quảng cáo trên mạng xã hội hay chương trình khuyến mãi để thu hút khách hàng đầu tiên. Nếu không có ngân sách cho việc này, cửa hàng có thể mở ra trong im lặng và mất nhiều tháng mới có khách quen, trong khi tiền thuê mặt bằng vẫn phải trả đều đặn.

Một khoản dự phòng rất quan trọng là tiền lương cho nhân viên trong những tháng đầu chưa có doanh thu ổn định. Nhiều chủ cửa hàng tính rằng mình sẽ tự làm mọi việc để tiết kiệm, nhưng thực tế một người khó có thể vừa bán hàng, vừa quản lý kho, vừa lo giấy tờ trong thời gian dài. Khi cần thuê thêm người, bạn cần có sẵn tiền lương cho ít nhất ba tháng, để không rơi vào tình trạng phải sa thải nhân viên ngay khi vừa tuyển.

Cuối cùng, hãy luôn giữ một quỹ dự phòng cho những sự cố bất ngờ, chẳng hạn thiết bị hỏng, hàng hóa bị lỗi hay một đợt doanh thu thấp bất thường. Quỹ này nên tương đương với chi phí vận hành của hai đến ba tháng. Mở cửa hàng không chỉ là chuyện có đủ tiền để mở cửa, mà là có đủ tiền để duy trì hoạt động cho đến khi cửa hàng tự nuôi được chính nó. Tính đủ vốn ngay từ đầu là cách tốt nhất để tránh phải đóng cửa sớm vì những khoản chi mà mình đã bỏ quên.